Organisatie: Stichting Spaarnesant, Haarlem
Branche: Onderwijs
Gebruik AFAS: HR, Payroll en financieel
Project: Doorlopende samenwerking
Aan het woord: Jacqueline Meijer, functioneel beheerder
Stichting Spaarnesant is een open onderwijsinstelling die staat voor maximale ontplooiing van al haar leerlingen. De scholen van Spaarnesant bieden de leerlingen een passend onderwijsaanbod en vinden het belangrijk dat zij gelukkig zijn op school. Leerlingen van Spaarnesant maken goed voorbereid en met zelfkennis en zelfvertrouwen hun volgende stap in het onderwijs en in de maatschappij.
In 2014 is Stichting Spaarnesant losgekoppeld van de gemeente en doorgegaan als zelfstandig schoolbestuur voor het openbaar primair onderwijs in de gemeente Haarlem. De financiële administratie werd al bijgehouden in AFAS Profit ERP en de verzelfstandiging was het moment dat de personeels- en salarisadministratie binnen deze software werd geïntegreerd. Het beheer op het gebruik van de financiële functionaliteiten van de software was al bij mij belegd en daar kwam toen het HRM deel bij. Beheer op HRM is wel iets anders en daar komt veel meer bij kijken dan het beheer op Financieel.
Mede door het geïntegreerde gebruik, ontstond er een hulpvraag op het gebied van het technische beheer van de software. Wat we toen vooral zochten was een partner die ons niet alleen kon ondersteunen bij het technische beheer, maar die ook strategisch meedacht. Voor ons is een goede klik heel belangrijk. Je zoekt iemand waarmee je kunt sparren en die met je meedenkt, maar ook iemand die bijstuurt als de organisatie processen niet optimaal inricht.
Sinds 2018 werken wij met de ondersteuning van Provisup. Onze vaste consultant is Berend Kamphuis. Hij is precies wat wij zoeken in een ondersteuningspartner. Onze samenwerking met Provisup is doorlopend. We plannen gemiddeld twee keer per maand een consultancy dag in, waarbij we alle punten oppakken die ik ben tegengekomen in de afgelopen periode. De ochtend bestaat meestal uit ‘troubleshooten’. Ik geef aan waar ik hulp bij nodig heb en samen lossen we het op. In de middag werken we aan de (verdere) automatisering van processen of het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten.
We werken nu 6 jaar met Profit en Insite. Waar eerst nog wat onwennig en met tegenstand naar de digitalisering van processen werd gekeken en ik met name in de lead was voor het uitdragen van nieuwe functionaliteiten, krijg ik tegenwoordig steeds meer verzoeken uit de interne organisatie om processen te digitaliseren. Mijn antwoord is dan altijd dat het kan. Berend helpt mij vervolgens om het verzoek ook werkelijk te vertalen naar automatisering binnen AFAS.
We werken nu 2 jaar samen met Provisup en kennen elkaar heel goed. We zien Berend echt als onze sparringpartner. Dit maakt dat we heel snel kunnen schakelen en dat ideeën gemakkelijk tot uitvoering worden gebracht. Voor mij persoonlijk heeft deze samenwerking ook een verandering teweeg gebracht. De continuïteit in onze samenwerking betekent continuïteit in mijn werkzaamheden en dat maakt dat automatisering van processen door de hele organisatie serieus wordt opgepakt. Ik sluit vaker aan bij interne overleggen, waardoor ik precies weet wat er speelt. Zo kunnen we vanuit de vraag tot een oplossing komen in plaats van andersom. Qua acceptatie gaat dit een stuk sneller.
Onze samenwerking met Provisup heeft Spaarnesant al veel tijdswinst opgeleverd. Veel processen zijn inmiddels geautomatiseerd. Hierdoor is er minder kans op fouten en nemen werkzaamheden veel minder tijd in beslag. Voor ons is de samenwerking heel waardevol. Wij hebben de komende maanden alvast ingepland, zodat we er zeker van zijn dat we weer samen aan de slag kunnen!
Heb je een vraag of wil je graag eens kennismaken, neem dan vrijblijvend contact op.
Bel: 085 - 800 6969 of mail naar info@provisup.nl.
Zaagmolenlaan 4 3447 GS Woerden Nederland |
085 - 800 6969 |
|
IBAN: NL 65 RABO 0322578302 | BTW: NL 857909058 B01 | KVK: 69534861 |