We horen het regelmatig; de onderneming groeit en vanuit het management is er de wens om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. De keuze voor een software pakket, waarin alle processen samenvallen is dan snel gemaakt. Welkom in de wereld van ERP systemen. De zoektocht naar een pakket dat beantwoord aan de wensen vanuit de organisatie gaat van start. Na aanschaf van het software pakket begint de implementatie, welke niet altijd even gemakkelijk gaat. Implementaties van bedrijfsbrede software pakketten vergen een gedegen voorbereiding en betrokkenheid. Niet alleen vanuit het management, ook vanuit de medewerkers die straks met de software gaan werken. Met deze tips geven we je alvast een idee om de implementatie goed voor te bereiden.
De wens voor een ERP implementatie kan dan wel binnen het management ontstaan, het is des te meer belangrijk dat in het projectteam teamleden uit alle afdelingen vertegenwoordigd zijn. Wie gaan er straks met de software aan de slag en welke eisen stellen zij aan het pakket? Kijk naar sterktes en zwaktes binnen de samenstelling en focus niet alleen op individuele ervaringen van projectteam leden. Het projectteam bepaalt samen de uitgangspunten en randvoorwaarden, waar gedurende het proces aan voldaan moet worden. Je stelt samen de minimale eisen van het eindproduct vast.
Afhankelijk van de grootte van de ERP implementatie, is het wenselijk om een implementatie consultant aan te stellen. Wellicht is er binnenshuis genoeg kennis aanwezig om de implementatie te leiden. Echter, vaak is dit niet het geval. Een externe consultant aanstellen als projectleider is dan meer dan wenselijk. De externe projectleider is een specialist, een vakman met ruime ervaring in ERP implementaties. Vanuit de kennis van de projectleider is het mogelijk om verschillende bedrijfsprocessen en workflows vanuit een helikopterview te overzien.
Het doel van ERP software is dat het de bedrijfsprocessen ondersteunt en vergemakkelijkt. Op het moment van implementatie wordt de software zodanig ingericht en aangepast dat het voldoet aan de wensen van de organisatie. Het is dan ook van belang eerst de afzonderlijke bedrijfsprocessen tegen het licht te houden, alvorens met de daadwerkelijke implementatie te starten. ERP implementaties moeten gezien worden als verandertrajecten. Het is daarom van belang ook rekening te houden met de "zachte" kant van veranderen.
Voor het projectteam is het belangrijk dat zij zich niet afsluiten voor de rest van de organisatie. Leden hebben niet alleen de taak om input te leveren richting het projectteam, maar zijn ook verantwoordelijk dat niet-leden betrokken blijven. Zonder medewerking van degenen die daadwerkelijk met het systeem moeten werken zal het uiteindelijke resultaat altijd lager uitvallen. Bij een verandertraject is er bijna altijd sprake van een spanningsveld; veranderingsbereidheid versus weerstand. Om de veranderingsbereidheid te stimuleren is het van belang mensen betrokken te houden. Organiseer inspraak sessies, momenten voor reflectie en feedback en doe ook écht iets met de reacties.
ERP implementaties kosten veel tijd. Het risico is dat men na een succesvolle implementatie achterover gaat leunen met het idee dat alles nu op rolletjes loopt. Precies op dat moment kan er een gevaar voor continuïteit insluipen. Waar kun je een waarborg inbouwen zodat het systeem optimaal blijft draaien? Zijn er functioneel beheerders aanwezig met brede kennis van het software pakket? Wensen en verwachtingen vanuit de organisatie en klant blijven altijd in beweging. Het is goed om daar met de externe projectleider over te spreken. Blijf altijd nadenken over de volgende stap.
Heb je interesse in meer informatie over onze implementatie methode of wil je weten wat Provisup voor jouw onderneming kan betekenen? Heb je behoefte aan een consultant, een externe projectleider of is op dit moment een Functioneel Applicatiebeheerder voldoende? Wij helpen je graag uit de brand! Neem alvast een kijkje bij onze verschillende diensten en bel (020-8221850) of mail ons gerust voor meer uitleg. We denken graag mee in mogelijkheden.
Blijf op de hoogte van nieuws en leuke ontwikkelingen vanuit Provisup en volg ons op social media. Wij zijn actief op Facebook, Twitter en LinkedIn.
In de Wolken 226 1186 BP Amstelveen | 020 - 822 1850 |
IBAN: NL 65 RABO 0322578302 | BTW: NL 857909058 B01 | K.V.K: 69534861 |