Bedrijfsprocessen kunnen worden uitgelegd als een aaneenschakeling van activiteiten, met als uiteindelijk doel het toevoegen van waarde aan een product of dienst voor de klant. Alle activiteiten die plaatsvinden binnen een organisatie, kunnen in een proces gegoten worden. Een uitgeschreven proces geeft zicht op de voortgang van iedere afzonderlijke activiteit. Naast dat het management nu eenvoudig aansturing kan geven, creëer je ook een standaard. Hierdoor voldoet je dienst of product altijd aan dezelfde hoge kwaliteit waar je als organisatie voor staat. Het schrijven van bedrijfsprocessen is niet eenvoudig, daarom geven wij 6 tips.
Er zijn meer processen dan je denkt en veel processen lopen in elkaar over. Heb je bijvoorbeeld een webshop, dan heb je het proces van bestelling tot verzending van het artikel. Hierin lopen diverse subprocessen. Het product moet ingepakt en verzonden worden, er moet een factuur opgesteld worden, je wilt de klant informeren over de voortgang van zijn bestelling en dan heb je ook nog te maken met retouren en de bijbehorende financiële afhandeling. Schrijf uit wat er in het bedrijf of op jouw afdeling gebeurt en maak inzichtelijk welke processen er zijn.
Bedenk voordat je start met het schrijven van een proces wat je doel is. Wat wil je precies beschrijven, voor wie en waarom wil je het proces uitschrijven? Goed uitgeschreven bedrijfsprocessen zijn een middel en geen doel op zich. Kun je voorgaande vragen niet beantwoorden, stel dan opnieuw je doelstelling vast.
Maak onderscheid tussen een werkinstructies en procesbeschrijving. In het bedrijfsproces moet je natuurlijk geen stappen overslaan, maar treed ook niet teveel in detail. Daarvoor is een werkinstructie, dan wel handleiding of protocol bedoelt. De procesbeschrijving helpt in de grote lijn.
Zorg voor eigenaarschap bij ieder proces. Wie is verantwoordelijk voor een goede uitvoering van het beschreven proces? De uitdaging is om die persoon te kiezen die enerzijds invloed kan uitoefenen (in bijvoorbeeld de communicatie naar 'boven') en anderzijds op de werkvloer bij de uitvoering betrokken is.
Trap niet in de valkuil dat eenmaal uitgeschreven processen klaar zijn. Een bedrijf is in beweging en daarmee zijn de bedrijfsprocessen ook aan verandering onderhevig. Voor optimaal gebruik zorg je dat je processen altijd up-to-date zijn. Uiteraard is dit geen maandelijks terugkerend werk, maar blijf wel kritisch en durf aanpassingen tijdig door te voeren.
Het is de laatste, maar tevens belangrijkste tip. Automatiseer waar mogelijk alle bedrijfsprocessen. Maak je gebruik van ERP software, zoals AFAS Profit, dan kun je bijna alle processen via workflows automatiseren. Op die manier weet je zeker dat er geen stappen worden overgeslagen. Daarnaast hou je tijd over, doordat veel taken door goede inrichting, zonder handmatige handelingen afgehandeld kunnen worden.
Kijk eens goed naar je bedrijf of afdeling, in hoeverre zijn alle bedrijfsprocessen uitgeschreven of is er überhaupt over nagedacht? Met behulp van bovenstaande tips kun je eenvoudig een start maken. Natuurlijk kunnen de Provisup consultants je hier ook bij helpen. We zorgen er dan wel direct voor dat de processen geautomatiseerd worden in AFAS Profit zodat je er gelijk profijt van hebt. Meer weten of vrijblijvend overleggen? Bel ons op (020-8221850) of stuur een bericht. We nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.
Blijf op de hoogte van nieuws en leuke ontwikkelingen vanuit Provisup en volg ons op social media. Wij zijn actief op Facebook, Twitter en LinkedIn.
Zwarteweg 121 1431 VL Aalsmeer | 020 - 822 1850 |
IBAN: NL 65 RABO 0322578302 | BTW: NL 857909058 B01 | K.V.K: 69534861 |