NIEUWSBERICHT

Frustraties rondom declaraties

Een zeer groot deel van de Nederlandse leidinggevenden stoort zich aan allerlei onvolkomenheden, onjuistheden, fouten en misverstanden rondom declaraties. Meer dan de helft maakt regelmatig mee dat de declaraties niet volledig zijn omdat er bijvoorbeeld bonnetjes ontbreken. We hebben een lijst gemaakt met frustraties die we vaak tegenkomen:

Frustraties van leidinggevenden:

• Ontbrekende informatie
• Discussies over het bedrag
• Niet volgens de richtlijnen ingediend
• Declaraties moeten afkeuren
• Te laat ingeleverde declaraties

Frustraties van medewerkers:

• Kwijtgeraakte of onleesbare bonnetjes
• Te veel tijd kwijt aan het verantwoorden
• Het bedrag is te hoog om voor te schieten
• Voorgeschoten geld staat laat op de rekening
• Periode waarin gedeclareerd kan worden is afgelopen

Digitaliseren en vereenvoudigen van declaraties
 

Vergemakkelijk het declaratieproces met AFAS InSite. Declaraties en (kilometer)vergoedingen kunnen makkelijk worden toegevoegd via InSite of via de Pocket App. Medewerkers kunnen op simpele wijze hun declaraties vastleggen en direct aangeven wat voor soort kosten het betreft. In plaats van het bonnetje te bewaren en later vast te nieten, kun je eenvoudig een foto van de bon maken en toevoegen in het online overzicht. De originele bon mag daarna gewoon weg.

Bobijn (HR adviseur): “Het fijne aan InSite en de Pocket App, is dat de leidinggevende direct online overzicht heeft. Je kan snel declaraties goedkeuren (of afkeuren) en doorzetten naar de boekhouding. Dit bespaart ons erg veel tijd aan uitzoekwerk.”

Duidelijke processen 

Declaraties worden direct ingediend bij de verantwoordelijke leidinggevende. Door eenvoudige vastlegging van categorieën hoeft alleen nog te worden gecontroleerd of de juiste selecties zijn gemaakt. Het werk eenvoudig en snel. De ingediende declaraties zijn voor de medewerker te bekijken in het declaratie overzicht, waarin per declaratie zichtbaar is of deze is goedgekeurd en verwerkt. De medewerker kan altijd zien wie er op welk moment bezig is met zijn of haar declaratie en heeft aan de hand van de status, zicht op waar in het proces de declaratie zich bevindt.

Door de declaraties via InSite en/of de pocket App te laten lopen, kunnen medewerkers de declaraties sneller indienen. De consultants van Provisup kunnen jou helpen om dit in te richten. Dit proces maakt declareren niet alleen makkelijk, maar bespaart vooral veel tijd en voorkomt misbruik. Nieuwsgierig hoe? Plan nu een vrijblijvende kennismakingsafspraak,  we laten je het graag zien! 

Blijf op de hoogte van nieuws en leuke ontwikkelingen vanuit Provisup en volg ons op social media. Wij zijn actief op Facebook, Twitter en LinkedIn.