Bedrijfsprocessen kunnen uitgelegd worden als een aaneenschakeling van activiteiten, om tot een uiteindelijk doel te komen. Een uitgeschreven proces binnen een organisatie, geeft zicht op de voortgang van iedere afzonderlijke activiteit die wordt gedaan, binnen de keten van activiteiten. Naast dat het management nu eenvoudig aansturing kan geven, creëer je ook een standaard (lees er hier meer over). Hierdoor voldoet je dienst of product altijd aan dezelfde hoge kwaliteit waar je als organisatie voor staat.
Maar wat gebeurt er als het bedrijf groeit en je toe bent aan de volgende stap? Als je kiest voor automatisering en minder manuele taken? Of -in het meest gunstige geval- je medewerkers kansen zien om efficiënter te gaan werken? Het uitschrijven van een nieuw proces is wellicht binnen een paar uur gedaan, het daadwerkelijk veranderen én verankeren van nieuwe processen kost tijd. We geven 5 tips die gegarandeerd helpen.
Komt er tijdens de lunchpauze een goede opmerking over tafel of stapt een van de medewerkers op je af met een goed idee? Omarm het idee, neem het serieus en vraag de medewerker zijn ideeën verder uit te werken. Op de werkvloer weet men het het beste hoe de processen lopen. Niet omdat dit zo goed is uitgeschreven, maar omdat zij dagelijks werken met de methodes die zijn vastgelegd. Of in het minder goede geval, de ontbrekende werkmethodes, waardoor steeds opnieuw het wiel wordt uitgevonden. Ideeën die vanuit de organisatie komen, worden bij voorbaat al meer gedragen, dan plannen die zonder overleg worden doorgevoerd.
Staat jouw organisatie voor een grote verandering, doordat jullie bijvoorbeeld kiezen voor nieuwe software? Vorm een projectteam met leden uit diverse lagen en afdelingen van de organisatie, zodat iedereen wordt gehoord. Maar let op, maak het team niet te groot (maximaal 8-10 man). Je verliest anders teveel tijd aan eindeloze discussies en besluiteloosheid.
Nieuwe plannen worden vooral top-down doorgevoerd. Hierdoor kan het gevoel op de werkvloer ontstaat dat zij gewoon moeten volgen, zonder gehoord te worden. Zorg dat je de medewerkers vanaf de start betrekt in de verandering. Twee tips:
Je staat verstelt van de goede ideeën en de positiviteit waarin het bedrijf terechtkomt!
Alle hens aan dek, knallen maar! Een strakke planning kan geen kwaad, maar ga niet te snel. Een verandering, hoe groot of klein ook, heeft tijd nodig. Ga je wel te snel, dan is het risico op terugval in de oude gewoontes erg groot.
Kiest de organisatie voor een bepaalde koers en worden daar de bedrijfsprocessen op ingericht? Kortom, wordt de verandering in gang gezet? Sta achter de verandering en hou eraan vast. Natuurlijk, bijstellen mag altijd, maar staat uiteindelijk het nieuwe proces? Ga dan 100% over en zorg dat iedereen binnen de organisatie weet wanneer dit punt bereikt is. Leuke tip: Is de omvang van de verandering aanzienlijk, organiseer dan bij livegang (of startdatum) een leuke activiteit, bijvoorbeeld een gezellige borrel. Eenvoudig te regelen en het geeft meteen een positieve flow!
Sta je voor een grote verandering en kun je wel wat hulp gebruiken? Naast onze AFAS consultants hebben wij ook projectmanagers en adviseurs die juist vanuit de menselijke kant een project aanvliegen. Geïnteresseerd en behoefte aan meer informatie? Mail naar mariska@provisup.nl, zij kan je hier alles over vertellen.
Blijf op de hoogte van nieuws en leuke ontwikkelingen vanuit Provisup en volg ons op social media. Wij zijn actief op Facebook, Twitter en LinkedIn.
In de Wolken 226 1186 BP Amstelveen | 020 - 822 1850 |
IBAN: NL 65 RABO 0322578302 | BTW: NL 857909058 B01 | K.V.K: 69534861 |